“Todas las empresas deberían estar viendo cómo tener un área de operaciones legales”, afirma Rodolfo Christophersen, head of legal operations en MercadoLibre. “Cuando empiezan a ver los beneficios que trae, tiene todo el sentido tener una”.
Rodolfo Christophersen, abogado especializado en derecho empresarial y laboral, está por cumplir una década dentro de una de las empresas latinas que más ha revolucionado su gerencia legal. Christophersen participará como speaker en el evento Gerencias Legales 2021 organizado por la Universidad de Lima, ODDS Legal y Niubox Legal Digital el próximo 14 y 15 de abril.
A decir del abogado, MercadoLibre ha creado dos grandes rupturas de las dinámicas tradicionales en las gerencias legales. La primera ocurrió en 2017 cuando el equipo de “legales”, como se identifica esta oficina dentro de la empresa, decidió mudar de sistema CRM (Customer Relationship Management) que, para el momento de su llegada, era Salesforce.
“Obviamente no es un sistema de gestión de litigios sino un sistema más de gestión de ventas o de contacto con el usuario. Entonces era un poco forzado. Había otra cosa: si bien la oficina de Brasil, como la del resto de Hispanoamérica, era gestionada desde Argentina y usaba este sistema, cada oficina tenía una logística completamente diferente y el gran desafío era aprender a alinear la forma de gestionar para poder tener la misma información y poder procesarla de una misma manera".
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Tres equipos de trabajo hicieron un task force para saber cuál sistema les convenía tener. Esa necesidad fue el detonante para construir una app propia. La característica principal fue la disposición de información homologada en tiempo real, accesible tanto para los usuarios como para los estudios jurídicos externos.
El segundo gran hito vino en 2020 cuando se formalizó la creación del departamento de legal operations con alcance regional.
“Hoy somos 6 o 7 personas que dedicamos el 100 % de nuestro tiempo a pensar cómo lograr que el trabajo de los abogados sea más eficiente, más óptimo y cómo podemos transformar y simplificar todo el trabajo que hacen ellos”.
Si bien esa formalización ocurrió recién el año pasado, Rodolfo Christophersen reconoce haber hecho trabajo de operador legal desde su minuto dos en Mercado Libre. “Estamos creando puestos de trabajo que no existían o perfiles profesionales que no existían. Hay todo un movimiento internacional que se dedica a eso”.
¿Cómo se conforma su equipo de legal operations?
Rodolfo Christophersen. Tenemos analistas de datos, obviamente la información es crucial para tomar decisiones. Entonces tenemos gente especialista en datos, generación de dashboards, gente del mundo del BI (inteligencia empresarial, por sus siglas en inglés), gente de administración de empresas y finanzas, estos últimos se dedican más a cuestiones financieras porque una de las principales competencias de un departamento de legal operations es la gestión del presupuesto del departamento legal.
También hay gente que es especialista en procesos y en gestión de proyectos, los clásicos PMOS (oficina de gestión de proyectos por sus siglas en inglés). Nuestra área está llena de proyectos que duran un montón de tiempo y si no tienes gente especialista en la gestión de esos proyectos, los proyectos no avanzan, no llegan a su fin y no generan el beneficio que deberían tener.
Y obviamente sí, hay abogados que tienen este perfil de pensar distinto, de buscar una solución, gente que tiene visión de negocio, pero que tiene una visión de negocio que busca soluciones.
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¿Cuáles son las herramientas que toda gerencia legal debe tener?
Creo que hay cinco sistemas en los que podríamos concentrarnos.
Todos los departamentos legales deberían tener, claramente va a variar dependiendo del tipo de empresa que tengas, un matter management system. Estos sistemas donde se registran los reclamos judiciales o asuntos extrajudiciales para darles seguimiento, trazabilidad, para guardar documentos y reportar auditorías externas y contingencias legales. Eso me va a permitir obtener un montón de datos para hacer análisis después respecto de estos litigios o gestión de litigios.
Otro sistema que también deberíamos estar pensando es un sistema de gestión de contratos que no solo nos permita entender en qué fase del proceso se encuentran los contratos, porque generalmente tienen vidas y workflows bastante complejos. Arrancan desde las áreas de negocio, van a legales y a veces se van hacia fuera. Lo importante de esto es comprender las dos claves de los contratos: cuánto dura, el tiempo de vida y sus posibilidades para generar funciones alternas.
Después tienes un document management system. Tener en un solo lugar toda esa información, esos documentos, mails, videos... toda esa información la tengo en un solo lugar y la puedo encontrar de manera muy fácil porque se aplica tecnología de OCR (reconocimiento óptico de caracteres, por sus siglas en inglés). Esta se debería poder compartir, en empresas multinacionales es usual que se tengan departamentos legales en varios países, pero la información que gestionamos es útil para todos estos.
También es recomendable un sistema de gestión de gastos legales que va muy de la mano del matter management. El sistema legal spend es necesario para entender cómo van mis gastos legales día a día, mes a mes y saber que no me estoy sobrepasando del presupuesto que tengo.
Por último, los sistemas de automatización de tareas, de procesos, con aplicación de inteligencia artificial. Todos esos sistemas que parecen bastante rimbombantes son bastante sencillos y la verdad es que traen muchísimos beneficios.
¿Cómo se debería estudiar en universidades la figura del abogado de empresa?
En las universidades te pueden preparar para el mundo del litigio o del estudio jurídico, pero claramente no para el lado de la visión corporativa de un departamento legal. Es bastante complejo, mucho menos te preparan para pensar de esta manera innovadora enfocada en el resultado, que sería más del lado de operaciones legales.
Es un gran déficit que han tenido las universidades y deben mejorar hacia futuro. Esto va de incorporar tecnología para los procesos de gestión de personal. Cómo logro tener a mi equipo motivado, cómo logro que mi equipo esté enfocado en resultados y no solamente en el trabajo. Cuando entras a una empresa te encuentras que para todo tienes que gestionar y gestionar y lo importante de la gestión es medir esa gestión para después mostrar que lo que se hizo fue de acuerdo con lo que habíamos pactado, lo que se propuso como meta, como un target.
Muchas veces lo gestionamos de manera ineficiente, con procesos manuales, con procesos que involucran muchísima gente, que no escalan. El objetivo es empezar a gestionar esos departamentos de la manera más eficiente aprovechando los recursos que tenemos, no solo de personas, sino también de tecnología para poder lograr los resultados de una mejor manera.
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