La pandemia ocasionada por el COVID-19 ha generado cambios en la manera en la que trabajamos, estudiamos y nos relacionamos. Algunos de los cambios serán temporales, pero otros han llegado para quedarse.
Los abogados tenemos la fama de ser formales, rígidos y con cierta resistencia a la tecnología, pero durante la pandemia la mayoría hemos demostrado todo lo contrario. Nos hemos adaptado a los cambios y hemos salido fortalecidos.
En las siguientes líneas pretendo compartir mi experiencia en los últimos meses desde mi rol como director legal de PepsiCo para Venezuela, Centroamérica y el Caribe respecto al servicio que he recibido de las distintas firmas de abogados con las que trabajamos en la región y la manera en la que juntos nos hemos adaptado a las nuevas realidades.
Con la pandemia llegaron las regulaciones y la necesidad de las empresas de mantenerse atentas a lo que ocurre en cada país, especialmente para los que trabajamos en sectores prioritarios como el de alimentos y que hemos podido mantener la operación debido a la importancia para la población.
Durante los primeros meses, los decretos presidenciales, resoluciones ministeriales, protocolos, declaraciones de las autoridades, entre otros, aparecían prácticamente a diario y casi con la misma velocidad eran corregidos, ampliados o sustituidos.
Los días han transcurrido entre analizar los impactos de las nuevas regulaciones en nuestras operaciones, proveedores y clientes, obtener salvoconductos, atender las inspecciones en nuestras instalaciones por parte de funcionarios gubernamentales y en buscar la manera de contribuir con nuestras comunidades. Ante dicho panorama, durante esos días el soporte de nuestros abogados externos era fundamental, juntos teníamos que construir una nueva manera de trabajar.
En primer lugar, cambiar la forma en la que nos comunicamos. Buscar medios más eficientes y mensajes más concisos. Una herramienta bastante útil para lograr una comunicación eficiente con nuestros abogados externos fue WhatsApp, ya sea para la comunicación individual o en grupos de trabajo.
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De esta manera logramos establecer un nuevo canal de comunicación que resultó ser expedito, seguro y que hemos mantenido y mantendremos para que los abogados externos nos mantengan informados en tiempo real sobre las nuevas regulaciones, aclarar nuestras dudas y coordinar las gestiones necesarias que pueden surgir en cada país.
Durante situaciones extremas como una pandemia todo ocurre muy rápido y no hay tiempo que perder redactando un correo formal ni para agendar una llamada telefónica. Afortunadamente, la totalidad de los despachos lo han tomado de manera positiva y el resultado ha sido óptimo.
Además, mis clientes internos dentro de la empresa también se empezaron a comunicar internamente con mayor frecuencia mediante los grupos de WhatsApp, así se facilitó la transmisión de novedades a nuestros líderes de las distintas áreas del negocio, que ocurrían en tiempo real para una mejor toma de decisiones.
A algunas firmas les costó trabajo determinar cuál información era relevante para nosotros, sin embargo, aquellas que conocían y entendían nuestro negocio, políticas, principios y valores lograron brindarnos de inmediato un servicio eficiente con un valor agregado y mucho más personalizado.
Ante situaciones de crisis, el manejo del tiempo es fundamental y obtener una asesoría personalizada puede hacer la diferencia a la hora de elegir con quién trabajar. Las opiniones más útiles son las concisas que proporcionan soluciones, resaltan los riesgos y señalan las probabilidades de ocurrencia.
Considero que la mayoría de nuestros abogados externos comprendieron que la agilidad es fundamental y que, para poder asesorarnos en tiempo real, deben flexibilizar, utilizar los medios más idóneos y enviar mensajes más concisos enfocados a nuestro negocio.
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Asimismo, el entorno nos ha obligado a ser más estratégicos, a buscar la manera de anticiparnos a los hechos para garantizar la continuidad operativa de nuestro negocio. Para ello, ha sido muy importante el intercambio de experiencias y buenas prácticas con las firmas de abogados.
Por supuesto, debido a las medidas de confinamiento esos espacios de intercambio con nuestros abogados externos han tenido que llevarse de manera virtual, buscando siempre la mayor eficiencia y las mejores herramientas para las videoconferencias.
El uso de plataformas virtuales se empezó a ver inclusive en procesos judiciales y arbitrales, en donde nuestros abogados externos han podido asistir a las audiencias y defender nuestros derechos e intereses de manera exitosa.
Definitivamente, han sido momentos de mayor exposición para aquellas firmas que ya contaban con una plataforma tecnológica robusta y con cierto conocimiento del manejo de las tecnologías y una gran oportunidad de mejora para aquellos que no contaban con las herramientas tecnológicas y la experiencia.
Mención especial y reconocimiento se merecen los despachos de abogados que desde antes de la pandemia contaban con la documentación de sus clientes digitalizada y almacenada en una nube. Con los tribunales y registros cerrados ha sido de mucha utilidad el soporte que nos brindan aquellos abogados externos que con rapidez logran ubicar la información requerida.
Definitivamente, aquellas firmas que tradicionalmente venían haciendo uso de la tecnología tomaron ventaja ante la crisis y lograron destacarse y prestar un servicio mucho más eficiente.
Estoy convencido de que la pandemia cambió definitivamente la manera en la que los servicios legales deben prestarse, nos hemos dado cuenta de que “menos es más” y que podemos ser igual o más eficientes en muchos ámbitos que antes de la pandemia, haciendo las cosas de manera distinta y utilizando las bondades de la tecnología.
La pandemia aún no termina, pero por ahora ha quedado demostrado que las firmas de abogados exitosas serán aquellas que conozcan las necesidades de sus clientes, las industrias en que realizan sus actividades, que sean flexibles y abiertas para revisar el modelo de su negocio y a construir con sus clientes servicios que se adapten a las nuevas realidades.
*Diego Thomas Castagnino es director legal de PepsiCo para Venezuela, Centroamérica y el Caribe.
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