Las operaciones legales o legal operations suponen un cambio profundo de paradigma en la forma de trabajar de los abogados. Desde su llegada han generado una revolución en la mejora de la productividad de los equipos legales para llegar a prestar servicios de la manera más eficiente. Esta nueva forma de trabajar solo es posible gracias a los cambios organizativos y la utilización de tecnología, aunque supone dividir la profesión entre el trabajo técnico y el trabajo de gestión y, además, requiere diferentes tipos de profesionales para conseguir el objetivo de prestar un mejor servicio jurídico.
Las operaciones legales son aplicables tanto para equipos de abogados externos como abogados in-house.
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Más allá de una moda, las operaciones legales (LO) suponen una nueva forma de “hacer” y de abordar los asuntos, estos se convierten en proyectos. ¡Cuidado con pensar que desvirtúan la profesión y que no sirven para la abogacía tradicional! Responden a la evolución necesaria de la modernización de la profesión acorde con las nuevas necesidades y el impacto de la tecnología, que nos permite hacer mejor, más rápido y con mayor precisión los procesos.
Las operaciones legales no son una nueva profesión: por ejemplo, el Corporate Legal Operations Consortium (CLOC), un organismo de referencia para las operaciones legales, nació en los EE. UU. en el 2010 con la vocación de profesionalizar los servicios legales a través de la gestión dentro de las empresas. También se puede mencionar que la búsqueda de eficiencia y mejora de la rentabilidad ha sido una constante de la profesión.
El objetivo final de cualquier departamento de operaciones es conseguir lo que se denomina excelencia operativa y se define como la ejecución de una estrategia de negocio necesaria para reducir el riesgo y los costes operativos, al tiempo que aumenta la productividad y los ingresos a través de objetivos tácticos y estratégicos. Es una filosofía empresarial que adopta la resolución de problemas y el liderazgo como clave para la mejora continua, así como una cultura de gestión empresarial que necesita de criterios, indicadores y herramientas tecnológicas para crear departamentos y firmas sostenibles.
La búsqueda de la excelencia operativa se ha convertido en una de las principales prioridades de los departamentos jurídicos y también de las firmas de abogados.
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Para aumentar la productividad y la rentabilidad los equipos legales se deben evaluar continuamente los procesos, descubrir oportunidades y generar innovación para ofrecer valor. Es algo más que recopilar datos y medir, se trata de convertir los datos en conocimientos y luego traducirlos en estrategias eficaces. Debido a la complejidad del entorno legal y la evolución de la tecnología, ha habido una creciente demanda para modernizar la forma en que funciona la industria legal. Pero no es tan fácil, requiere de inversión, cambio de mentalidad, enfoque a procesos y talento adecuado.
Las LO ofrecen un puente entre los equipos legales y el negocio, ayudan a mejorar su entendimiento y a hablar en los mismos términos de gestión: números, indicadores y tecnología. Los tiempos actuales nos exigen rapidez, utilización de la tecnología, justificación de recursos y cómo no, el reporting del trabajo legal a través de la utilización de indicadores de valor cuantificados. Todo ello implica una nueva manera de hacer de la función legal, con una visión estratégica y de management que permita ver más allá del trabajo legal técnico y tener una visión integral de las funciones y del valor aportado.
¿Qué son las operaciones legales?
Las operaciones legales son un conjunto de procesos y actividades que ayudan a que los equipos legales presten un servicio a sus clientes o business partners de manera efectiva, mediante la aplicación de técnicas de gestión empresarial. Sirve para realizar la planificación estratégica, la gestión financiera, la gestión de proyectos y para adecuar la tecnología a las necesidades de eficiencia. También permite a los profesionales jurídicos centrarse en brindar asesoramiento legal.
La ejecución efectiva de estas funciones produce beneficios que mejoran la productividad y rentabilidad.
¿Cuáles son los beneficios?
- Las operaciones legales ayudan a formar las áreas de enfoque para el departamento, definen áreas de mejora a corto y largo plazo y lo más importante, se establece un plan.
- La introducción de métricas y KPI permite medir, comparar y reportar el valor de la función. Se toman decisiones basadas en los datos y con la máxima información.
- Los equipos pueden contar con recursos de operaciones legales dedicados a la eficiencia, no se distraerán con la práctica del derecho. Así se facilita el trabajo de los abogados.
- Generan relaciones más sólidas, transparentes y basadas en datos entre clientes o business partners, firmas externas o modelos alternativos
- Generan herramientas para la estandarización y automatización de tareas repetitivas o administrativas, como revisión de facturas o de contratos para que el equipo pueda dedicar más tiempo a trabajos de alto valor.
- Crean una cultura de uso constante de tecnología y procesos en todo el equipo, que se integran con sistemas en el negocio más amplio para análisis estratégicos y mejora.
- Valoración del personal basada en datos, trabajo en asuntos y capacidad de diseñar una carrera en función de elementos variables y la aportación de cada abogado.
- Se pueden comunicar los resultados, generando una diferenciación importante que va más allá de la capacidad legal técnica, basada en la generación de un mejor servicio
¿Qué tipo de talento debe asumir esta función?
En mi opinión, la formación en operaciones legales debería ser incluida en las propias Facultades de Derecho como parte de la prestación de un servicio jurídico. Diversos estudios muestran que se trata de una de las profesiones con mayor futuro dentro del sector legal, esto porque se adapta perfectamente a las exigencias del entorno y genera una mejora de la competitividad y diferenciación para los equipos legales.
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Así pues, aparte de que los abogados deban formarse en esta disciplina, aparecen profesionales 100 % dedicados. Es imprescindible el conocimiento del negocio legal, pero también son profesionales que necesitan conocer técnicas de project management y tecnología por lo que ingenieros, informáticos y economistas podrían encajar en esta función. Lo ideal son profesionales formados en ambas disciplinas, siendo una de ellas la de Derecho.
También es importante un cierto nivel de seniority porque deben impulsar el cambio, generar nuevos comportamientos y establecer pautas ante un colectivo anárquico al que no le gustan los datos o reportar. Equipos mixtos de abogados, ingenieros o economistas funcionan muy bien, pero esto implica invertir recursos.
No quiero olvidarme de decir que los ahorros y la mejora de la competitividad suelen justificar la creación de estos departamentos o la contratación de especialistas.
¿Cómo empezar?
La formación es básica, pero hay diferentes modelos que dan una visión de las operaciones legales y los aspectos que cubren. La ACC tiene su propio modelo, enfocado a departamentos legales, algunas consultoras como LOIS, especializada en el mundo legal latino (Legal Operations Institute Studies) también tienen su propio modelo, el Realing, y el más conocido es el CORE 12, definido por ClOC.
Todos los modelos parten de un análisis del nivel de madurez, es decir, comprender el estado inicial en determinados elementos como son:
- Estrategia
- Nivel de utilización de la tecnología
- Procesos / métricas / indicadores
- Percepción de valor de la función
- Personas / talento/ formación
- Gobernanza
- Gestión del tiempo
- Relaciones con proveedores
En definitiva, se deben elegir aspectos clave que afectan a la gestión. Es difícil tener la capacidad de generar un proyecto global que abarque todos los aspectos, por lo que hay que empezar primero y sin lugar a duda por definir la estrategia competitiva y a partir de ahí elegir qué proyectos tienen un mayor impacto en ahorro de costes y eficiencia.
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Cualquier paso requiere de reflexión y análisis y algo muy importante, poder levantar la vista del día a día para planificar, gestionar y establecer proyectos de mejora.
5 pasos clave para empezar a trabajar con operaciones legales
1. Definir la estrategia competitiva.
2. Elegir un modelo de diagnóstico y definir el nivel de madurez.
3. Definir el equipo y adecuar a las personas:
- Formar
- Reconvertir
- Contratar
4. Elegir proyectos de impacto que permitan seguir generando recursos.
5. Comunicar los avances y el éxito del proyecto para mejorar la percepción de valor del equipo jurídico.
Espero que este artículo sirva para conocer mejor las operaciones legales y para contribuir e impulsar al cambio en los modelos de trabajo en el sector legal para una abogacía más moderna y eficiente.
*Eugenia Navarro es consultora, profesora y directora de los cursos IN/ON Legaltech y Legal Operations de ESEADE. Contacto: [email protected]
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