Trabajar en el management legal de otras jurisdicciones es un tema complejo - aún más si se pretende atenderlo en varias zonas-. Hacer la gestión legal incluso dentro del país natal ya es algo que requiere bastante disciplina y resiliencia. Ahora bien, estar a miles de kilómetros del lugar donde las decisiones legales deben ser tomadas implica que los colaboradores, prestadores de servicios y los negocios que se realicen estén fuera del alcance tangible y periódico de quién hace dicha gestión. Esto le da el “extra-sauce” en términos de desafíos. Sin perjuicio de lo anterior, en la actualidad, con el avance de las tecnologías (acelerado con la pandemia), se ha alivianado la presión de estar físicamente presentes en las negociaciones y viajar para poder realizar la gerencia legal en otras jurisdicciones.
Si el equipo es cohesionado, existen consultores, prestadores de servicios y colaboradores locales comprometidos; con su participación resulta viable hacer un trabajo de calidad desde otro lugar del globo. Por el contrario, no contar con asesores y consultores alineados con la filosofía de trabajo, resulta sumamente peligroso para los intereses del cliente ya que, si no se cumplen las reglas, leyes y políticas de la empresa, los problemas pueden agravarse rápida y exponencialmente.
Como consejo, si el cliente tiene esa posibilidad, sugiero que exista la figura de un country manager, quien mantendrá las informaciones consolidadas y ordenadas. En este caso, todo será más fácil, al concentrarse en esta persona los requerimientos del país de origen, para luego ser canalizados al gerente legal.
Paso a paso: aspectos prácticos de la gestión
Para aquellas empresas que no cuentan con esta figura, el abogado, inevitablemente, será visto como el keypoint para resolver toda y cualquier consulta que tenga relación con el negocio y las entidades locales. Será visto como el encargado de velar por el compliance de las empresas con las políticas globales de la organización y colaborar con los empleados de los diferentes departamentos. Además será requerido para ayudar en la operacionalización de los negocios, adecuándose también a la cultura de cada jurisdicción en su forma de hacer negocios.
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Esto puede ser difícil en un principio, ya que si el país de destino ha permanecido ajeno a la implementación de las políticas de la empresa de origen, el encargado legal deberá llegar a poner orden, haciendo cumplir las condiciones y reglas que, si bien son conocidas, no estaban siendo cumplidas - independiente del motivo -, lo que provoca una reticencia natural entre los colaboradores más antiguos. Este cambio generará resistencia, pero es un cambio necesario e inevitable.
Control
Para que la gestión legal funcione de forma fluida, el primer elemento a considerar es el control, que se traduce en tener y manejar la información. Por información, a groso modo, me refiero a los documentos de las sociedades que se administran, los contratos, permisos, licencias, payroll, litigios o arbitrajes, multas, temas fiscales y tributarios, entre otros. De esta forma, el primer paso que hace que todo el control funcione, es el orden de la información, bien catalogada y archivada en la nube.
Ordenar información
El segundo paso, para estar en el control del área legal de jurisdicciones extranjeras, es realizar un levantamiento de todos los prestadores de servicios que, en general, son firmas locales legales, de contabilidad/tax y aquellas inherentes al negocio e industria en que se trabaja. Con esta información se deben revisar las condiciones contractuales de los prestadores de servicio y, al mismo tiempo, determinar quiénes serán los aliados para realizar el trabajo de forma completa y ordenada, y si habrá o no una continuación con ellos.
Para esta evaluación será necesario agendar una entrevista con cada uno de ellos a fin de entender quiénes han trabajado por más tiempo prestando servicios, quiénes son aquellos que conocen la historia de la empresa, cuáles son los problemas y transformaciones que han sucedido a lo largo de los años en el negocio. Estos aliados pueden aportar una visión sólida para implementar mejoras y sinergias.
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Con ello, tendremos una hoja de ruta acerca de qué tareas son, en la realidad práctica, propias o inherentes al management legal y cuáles son las tareas que se pueden delegar o externalizar a otros miembros, internos o externos. Es decir, quién hace qué, cuándo y dónde.
Cultura local de los negocios
Una vez realizado el levantamiento general de informaciones y el levantamiento de asesores locales, viene un paso más complejo que requiere tiempo y análisis del gerente para entender cómo funcionan y cuál es la forma de hacer negocios en cada uno de los países administrados. Es decir, cuál es la forma y fondo en que se realizan los negocios (idiosincrasia local), cómo funcionan las entidades gubernamentales, los entes reguladores, quiénes son aquellos miembros del “team” con los que podemos contar, cuál es el idioma de la negociaciones, nivel de adecuación a las políticas internas de la empresa, cuál es el estado de los contratos de la empresa, si es necesario viajar y conocer a las personas antes del closing, en fin, un serie de detalles que pueden marcar la diferencia a la hora de cerrar un negocio.
Ajustes
Después de superada esta fase previa y ya con una idea general de cómo funciona cada jurisdicción, recomiendo la realización de ajustes locales para mejorar la eficiencia. Lo anterior se realizará, por ejemplo, con una renegociación de contrato con los prestadores de servicios legales (para más o para menos, según corresponda) o con una revisión de modelos contractuales que facilite el desarrollo y firma de contratos. Esto último puede incluir el inicio del proceso de adaptación de la empresa a firmas electrónicas, uso de modelos de contratos y cualquier otro método que incluya una reducción de costos de transacción. También evaluar la forma en que se toman las decisiones corporativas, lo que se puede hacer con ajustes menores en la estructura del corporate governance de los países en que se trabaja. Lo anterior, generalmente es un trabajo tedioso, no obstante, facilita, acelera y entrega seguridad a la hora de hacer negocios, lo que demuestra la robustez de la gestión legal.
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En conclusión, el orden de las informaciones legales, buenos aliados internos/externos que puedan colaborar con la estrategia del departamento jurídico y de la empresa; así como organización, conocimiento jurídico y de management, son los factores más relevantes, para poder crear un legado que agregue valor a la compañía y lleve la gestión legal al siguiente nivel.
*Diego Ignacio Gómez M. es abogado de la Universidad de los Andes (Chile) y LLM. FGV (Brasil). Trabajó en estudios de abogados en Chile y Brasil, y en empresas multinacionales líderes en sus áreas para la región. Actualmente trabaja como in-house en FIS, la fintech más grande del mundo, donde tiene su foco de práctica en México y Latam.
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