En los últimos tres meses los Estados han intentado adaptarse a la pandemia del coronavirus para continuar en funciones. En este proceso han optando por dos vías: hacerlo de forma remota y con miras hacia el Gobierno digital o con protocolos de bioseguridad, para ejercer sus atribuciones de manera presencial.
Al hablar de la eficacia en los procesos administrativos y judiciales se pueden distinguir tres etapas comunes en Latinoamérica. La primera involucra la suspensión de plazos, la segunda una reformulación de la normativa vigente y en una tercera etapa se ha dado el inicio, en algunos casos de una forma bastante lenta, de la digitalización de los trámites.
En este tema, la firma y los expedientes digitales son la clave. En esta entrega de la agenda COVID-19 Latam, LexLatin recoge las experiencias de Perú, con Álvaro Castro Lora de Sumara Hub Legal; de Ecuador, con Agustín Acosta Cárdenas y David García, de Paz Horowitz Abogados; de Costa Rica, con Vivian Gazel y Germán Rojas, y de Honduras con Mario Agüero, Claudia Midence y Erick Lezama, de la firma centroamericana Arias.
Costa Rica
En 2005, la Asamblea Legislativa de Costa Rica aprobó la ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos. Vivian Gazel y Germán Rojas, sénior counsel de Arias - Costa Rica, detallan que la firma es una tarjeta que estampa la información de quien firma en el documento.
Los abogados opinan que se ha propiciado el gobierno digital, que si bien hubo suspensión de actividades al inicio, al menos para asuntos judiciales se reanudaron a principios de abril con el uso de expedientes digitales y firma electrónica.
"Los usuarios tienen acceso al expediente electrónico mediante la plataforma de gestión en línea. Además de revisar el expediente, pueden enviar escritos con o sin firma digital. Esta plataforma también permite la presentación de demandas nuevas con excepción de la materia penal; sin embargo, los despachos penales mantienen atención presencial para la recepción de denuncias nuevas, que también pueden ser enviadas por correo electrónico o fax”, comentan los abogados de Arias.
La Corte Plena ha aprobado protocolos para llevar a cabo audiencias orales en asuntos penales, civiles y laborales. Los retos del país -por ahora- se ubican en el plano administrativo, donde continúan las suspensiones de plazos. Respecto a la firma electrónica, sería ideal que toda la población cuente con ella, pero para ello se requiere que haya al menos una computadora en cada hogar costarricense.
Honduras
Esta semana se amplió una vez más el plazo de suspensión de labores para el Poder Judicial hasta el 31 de mayo. Está previsto que la suspensión dure hasta el 31 de mayo. Mario Agüero, socio, y Claudia Midence y Erick Lezama, asociados de Arias - Honduras, dicen que la única autoridad administrativa que está autorizada para abrir al público es la Comisión para la Defensa y Promoción de la Competencia.
La pandemia tomó al Poder Judicial de Honduras en plena discusión de la transición del sistema escrito a la digitalización. La ley se encuentra en borrador en el Congreso Nacional. La buena noticia es que se prevé que el contexto empuje su pronta entrada en vigencia.
De acuerdo con los abogados de Arias, la Corte Suprema de Justicia determinó (mediante el acuerdo No. PCSJ-22-2020) que si bien las labores se encuentran suspendidas, en las materias penal; laboral; contencioso administrativo; niñez, adolescencia y familia; violencia doméstica; así como los juzgados de ejecución, la defensa pública, la escuela judicial, la Supervisión General del Poder Judicial, entre otros, deben laborar por llamado.
Un dato importante es que el país cuenta con legislación de firma electrónica desde el 2013, pero “son pocas las instituciones que han gestionado certificados de firma electrónica. Además, a la fecha, ningún ente público acepta la presentación de peticiones por medios electrónicos utilizando firma electrónica”, comentan los abogados.
Ecuador
Poco a poco, con la implementación de sus semáforos de riesgo, Ecuador vuelve a la “nueva normalidad”. En el país se habían suspendido las funciones del Poder Judicial, con excepción de las unidades con competencia en flagrancia. Sin embargo, a finales de abril, con el anuncio de un retorno paulatino a las actividades esenciales, se abrieron ciertos servicios como el notarial.
Durante la semana pasada los juzgados en materia penal, contencioso administrativo y tributarios del país reanudaron sus actividades, pero mediante el despacho interno de las causas en trámite. El trabajo de las cortes nacionales y provinciales se retomará de manera parcial. Mientras tanto, se ha creado una ventanilla virtual y ventanillas físicas con medidas sanitarias para presentar escritos.
Ecuador cuenta con una normativa de firmas electrónicas en su ley de comercio electrónico publicado en 2002. Hace dos años promulgó la Ley para la Optimización y Eficiencia de Trámites Administrativos para que el sector público implementara un sistema, de preferencia, online.
"Los pendientes sobre este tema radican en la falta de visión y cumplimiento de la ley por parte de las autoridades públicas, sobre posibles eventos como el que actualmente estamos atravesando, bloquean toda actividad”, afirman el socio David García y el asociado sénior Agustín Acosta Cárdenas, de Paz Horowitz Abogados. Los especialistas afirman que, finalmente, la normativa vigente ha sido obviada por el Gobierno a fin de continuar con sus procesos administrativos.
Perú
Al iniciar la semana, el Ejecutivo peruano anunció la prórroga para la suspensión de labores del Poder Judicial y plazos procesales y administrativos, ahora hasta el 30 de junio. No obstante, algunas sedes del Poder Judicial han estado recibiendo escritos por mesa de partes virtual. Un anuncio muy importante en la materia se dio a comienzos del mes ya que se aprobó un proyecto para abrir una mesa de partes electrónica y la digitalización o escaneo de expedientes físicos.
Además, el Consejo Ejecutivo del Poder Judicial ordenó que las notificaciones de todas las resoluciones se hagan por casilla electrónica. Ahora el Sistema Nacional de Notificaciones Electrónicas (Sinoe) es de uso obligatorio. Esta autoridad, de igual forma, autorizó la tramitación del expediente judicial electrónico en forma remota durante el periodo de emergencia.
Desde la mirada administrativa hay ejemplos de adaptación a lo digital, como lo son el caso del Organismo Supervisor de la Infraestructura de Transporte de Uso Público (Ositran), que instaló una mesa de partes virtual -además de casilla electrónica- y la aplicación para que las empresas reanuden sus actividades, por parte del Ministerio de Producción, entre otros.
En mayo de 2000 Perú aprobó su norma de régimen de firmas y certificados digitales, pero ahora, en el contexto de la pandemia, no ha podido servir para no suspender los procesos por el trámite que implica.
También ha habido ciertos procesos flexibles a mencionar. Durante el estado de emergencia se dispuso que además del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (Indecopi), el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (Reniec) cuente con una herramienta para firmar digitalmente documentos. A esto se suma que algunas instituciones como el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo han permitido el uso de firmas escaneadas.
En opinión de Álvaro Castro Lora, socio de Sumara Hub Legal, si bien la firma electrónica y la digital existen en la legislación desde hace 20 años, su nivel de adopción es muy bajo debido a que “tiene el beneficio del 'no repudio'. Eso se ha convertido en un parámetro que aplican los organismos reguladores cuando evalúan los procesos de transformación digital de sus supervisados”. En su opinión, el gran pendiente de las instituciones es reconocer la solidez de la firma electrónica, de marea expresa, a fin de impulsar su adopción.
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