Ignacio Santa Cruz, gerente legal de GammaTech Corp, está en una situación complicada: el directorio y la gerencia general le han hecho sentir su preocupación sobre el alineamiento de los objetivos de su gerencia con los objetivos globales de la compañía. Tiene el enorme reto de cambiar esa impresión y demostrar que el trabajo de la gerencia legal aporta valor a GammaTech Corp. Con esto en mente, Ignacio se ha propuesto generar un cambio en la forma de trabajo de su equipo y establecer un sistema de OKR en su gerencia.
Este anhelo de cambio lo ha llevado a reflexionar sobre su papel como líder. Poco a poco fue descubriendo que su rol implicaba mucho más que proponer los objetivos y ordenar el trabajo en función de los resultados planteados: requería una labor más estratégica y global. Profundizó mucho en estas finalidades y, leyendo libros, asistiendo a webinars, hablando con profesionales de otras áreas y especialidades pudo responder a la pregunta principal de la tarea: ¿cuáles son las responsabilidades del gerente legal para el buen funcionamiento de los OKR que vinculan a su oficina?
1) Definir las prioridades de su gerencia legal
Durante su desarrollo profesional, Ignacio reconoció que el mensaje que mayoritariamente recibe en las gerencias legales es que "todo es urgente y prioritario", pero sabe que si lo acepta, entonces en realidad nada lo es. Aquí descubre que el primer reto en la aplicación de OKR en su gerencia es definir las prioridades, es decir, aquellos objetivos que se impone para mejorar la gestión y aportar mayor valor.
Para definir las prioridades y, con ello, los objetivos de sus OKR, Ignacio accedió al Plan Estratégico de GammaTech Corp 2023 – 2025, que tiene información relevante de la empresa, prestando especial atención a dos documentos que cree le ayudarán a establecer las prioridades de la gerencia legal. En primer lugar, revisa en detalle el Balanced Scorecard de GammaTech Corp 2023 – 2025, que permite hacerle seguimiento a la estrategia de la empresa, alineando a las gerencias y sus actividades en función de los objetivos. En segundo lugar, escruta el análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), que le permite a la empresa planificar el crecimiento, analizando los factores internos y externos que le afectan.
Así, tras la revisión completa de esta información, Ignacio puede ver que los objetivos estratégicos globales establecidos por GammaTech Corp están dirigidos a: (i) establecer un estricto régimen financiero relacionado con la reducción de costos fijos, renegociando los términos contractuales de servicios profesionales externos, disminuyendo costos laborales innecesarios y buscando eficiencias operativas; y, (ii) desplegar una estrategia de crecimiento comercial, incrementando su participación en contratos con entidades gubernamentales de diversos países de la región, incrementando el riesgo de corrupción con funcionarios públicos.
Ahora, ya con esta información, Ignacio decide alinear parte del trabajo de la gerencia legal a los dos objetivos globales identificados, estableciendo como prioridades una reducción considerable de los costos legales totales, a través de la renegociación de los términos económicos de los servicios legales externos y el logro de eficiencias internas en el equipo legal y, también, el diseño e implementación de un Programa de Compliance que permita la gestión de riesgos legales y reputacionales relacionados con las transacciones comerciales con entidades gubernamentales de la región. He allí las prioridades de la Gerencia Legal.
Así, Ignacio formula preliminarmente ciertos objetivos, resultados clave e iniciativas que le permitirán aportar mayor valor a su empresa. Se planteó como primer objetivo la reducción del gasto legal total, tanto a nivel de servicios legales externos como de los recursos propios, y como segundo objetivo el diseño e implementación del Programa de Compliance para la gestión de riesgos de corrupción de la empresa. Ambos objetivos fueron trazados con un horizonte temporal al cuarto trimestre del año 2023.
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Los OKR planteados por Ignacio están alineados con los objetivos globales de GammaTech Corp, pero es primordial que los equipos legales participen integralmente en el diseño de los objetivos con la finalidad de lograr una identificación adecuada de los mismos, consensuar su priorización y promover el compromiso de todos los involucrados para su cumplimiento.
Para el diseño de OKR se pueden fijar ciclos trimestrales o anuales, teniendo cada ciclo de 3 a 5 objetivos claros y cada objetivo no más de 5 resultados claros. En este caso, dado que es la primera vez que la gerencia legal utiliza los OKR, deciden establecer solo 2 objetivos anuales, cada uno de ellos con 3 resultados clave.
Estos números pueden variar de acuerdo con las necesidades de la empresa, el número de miembros y la etapa de madurez del equipo legal. El equipo legal cree que es mejor comenzar de a pocos, al fin y al cabo, estos no son inmutables y dentro de unos meses, dependiendo de cómo va funcionando el sistema, pueden incluir otros objetivos y resultados clave o modificar los ya existentes. ¡Lo importante es comenzar!
2) Separar los OKR de la gerencia legal de sus propios OKR
Ignacio es consciente de que, durante el proceso de implementación de los OKR en la Gerencia Legal, él mismo debe establecer su propio sistema personal de OKR que le permitirá alcanzar sus objetivos como líder.
Los OKR de Ignacio como gerente legal deben estar alineados con los OKR de su gerencia legal, de modo que ayuden a su cumplimiento, instaurando un sistema integral que brinde organicidad a las labores de toda la gerencia. Así, los OKR de Ignacio deben estar dirigidos a instaurar una cultura que permita el desarrollo y la atracción del mejor talento profesional y, especialmente, ayudar a que cada miembro diseñe sus propios OKR y que cuente con las herramientas y el apoyo para cumplirlos. Ignacio tiene claro que estas son sus prioridades y define así su nuevo mindset.
Ahora Ignacio ensaya su propio sistema de OKR, teniendo en cuenta estos criterios, y decide considerar 2 objetivos y sus respectivos resultados clave:
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Del mismo modo que en el sistema de OKR de la gerencia legal, los objetivos personales de Ignacio pueden modificarse, suprimirse o aumentarse. Como dijimos hace un rato, lo importante es comenzar.
3) Hacer el seguimiento de responsabilidades
Ya implementado el sistema de OKR en la gerencia legal, es necesario hacer el seguimiento de las responsabilidades de todos los miembros del equipo. Para ello, Ignacio debe recoger los datos obtenidos durante un tiempo determinado, este dependerá del objetivo planteado, por ejemplo, el resultado de las reuniones o negociaciones con los asesores legales externos para la reducción de los costos o la implementación de eficiencias operativas internas, y también el nivel de avance del proyecto de diseño e implementación del Programa de Compliance.
Con toda esa información, de manera directa y personal, ya sea cara a cara o por videollamada, se deben realizar reuniones con cada miembro del equipo legal y -donde se pueda y a través de puntuaciones- medir los logros y valorar el rendimiento.
Asimismo, si durante este proceso de evaluación Ignacio y su equipo verifican que se están alcanzando todos los resultados clave y objetivos, no es algo necesariamente bueno, ya que puede significar que los objetivos no fueron lo suficientemente ambiciosos y con poco esfuerzo se alcanzaron.
Ignacio sabe que, para lograr grandes objetivos, para realizar cambios significativos, necesita más cifras en rojo, retando continuamente a su equipo.
Un sistema de OKR efectivo pasa siempre por un ciclo de análisis de los resultados y replanteamiento de los objetivos dentro de un ciclo de constante análisis y revaluación. Así, en caso sea necesario, Ignacio y los miembros del equipo pueden revaluar los OKR, los objetivos establecidos son el norte, la dirección a la cual apuntar, pero no están escritos en piedra. Cuando se vea que no son los adecuados, pueden modificarse.
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Establecer las responsabilidades y tareas del equipo legal para que el sistema OKR funcione
Ignacio está yendo por un excelente camino. Ha asumido su rol de ‘profesor’ guiando los esfuerzos del equipo legal, y de ‘jardinero` comprometido con la creación del entorno y condiciones ideales para alcanzar el éxito, pero ahora es necesario comprometer a todo el equipo haciéndoles conocer cuáles son sus roles y responsabilidades, ya que ellos serán el músculo que permitirá el funcionamiento del sistema.
¡Manos a la obra, Ignacio! Aún tienes mucho trabajo por delante con tu equipo, es momento de inspirarlos y comprometerlos.
*Antonio Santander es director ejecutivo de Canvas Legal y catedrático universitario de Pacífico Business School y CENTRUM -PUCP. E-mail: [email protected].
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