Management de proyectos legales con equipos multijurisdiccionales

Los proyectos legales multijurisdiccionales o globales son una tarea compleja, ya que, salvo excepciones, son proyectos largos que requieren la participación de diferentes áreas de la empresa y tienen un impacto profundo en la corporación. 

Las reuniones en múltiples jurisdicciones son siempre un desafío para los participantes. Diferentes motivos como el idioma son parte de las dificultades y, además de un manejo del inglés técnico jurídico, hay que sustentar ideas frente a múltiples abogados y especialistas expertos en el tema. 

Otros factores a dominar son la coexistencia de diferentes zonas horarias, la falta de claridad del proyecto propio y sus alcances, ya que no siempre se toman decisiones al respecto en tiempos adecuados. Algunos ejemplos de esto último son: quién será el líder, cuál será la definición de tareas, quién estará a cargo de las aprobaciones y cuál será la calendarización objetivo para sostener reuniones con otros departamentos, entre otras variables.

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Agenda y definiciones

Para proyectos globales en los que deben participar diferentes miembros del área legal que se encuentran en diferentes jurisdicciones la clave para el buen desarrollo del proyecto es definir previamente las reglas de trabajo. El planeamiento debe tener por objetivo que todos participen y que exista una definición clara de tareas para el adecuado uso del tiempo de los participantes. 

Liderazgo

En este tipo de proyectos, generalmente, el o los miembros que tengan mayor experiencia deberán liderar el trabajo, proponiendo discusiones y provocando a los menos experimentados para que todos alcancen su máximo potencial. Si esto no está claro o definido, lo que sucederá es que, además de no haber dirección del proyecto, las partes menos experimentadas no lograrán agregar valor u obtener el mayor beneficio del tiempo invertido en el desarrollo del proyecto.

Para evitar lo anterior, el líder del proyecto deberá determinar las responsabilidades al inicio,  designar a los encargados, definir las tareas y auxiliar a quien necesite más asistencia para el buen resultado del plan. 

En este momento, si las partes no se conocen, sugiero hacer una breve reunión para que cada una comparta su brackground para que se interioricen las vías de los aportes de cada uno, de acuerdo con su perfil. Puede que haya un especialista en tax, en litigación, en contratos, e incluso uno por región y, cada uno desde su perspectiva, puede agregar valor al proyecto.

Además, el líder deberá asegurarse de que todos tengan por escrito el objetivo del proyecto, los plazos y el material necesario para poder trabajar.

Luego de ello, la propuesta es crear un calendario en el que se determinen las sesiones y los horarios que acomoden a la mayoría de los participantes. Este tema puede ser sensible, ya que cuando hay varias jurisdicciones involucradas en diferentes continentes, algunos participantes pueden verse perjudicados al tener que participar en reuniones fuera del horario de trabajo. La clave en este aspecto es el equilibrio. Asimismo, se recomienda que el líder del proyecto ponga en alerta a las otras áreas para obtener los inputs necesarios en los plazos acordados según el cronograma definido. 

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Sinergia con las otras áreas

En caso de proyectos globales en que se deba involucrar a diferentes partes de la empresa, como operaciones, resolución de controversias, propiedad intelectual, ventas, operaciones, entre otros, se hace obligatorio que estas partes sean informadas con anticipación sobre la necesidad de que expresen sus ideas y que estas serán consideradas. Este aviso previo sirve para que el equipo tenga conocimiento del por qué cada área está pidiendo algo particular en el proyecto, ya que muchas veces lo que parece claro para el área legal, puede ser completamente contraproducente o impeditivo para el área de ventas, por ejemplo. La clave en este punto será la búsqueda de sinergias y colaboración con las otras áreas para obtener el mejor resultado del proyecto.

Otro punto relevante, en caso de que sea un proyecto global, es tener en mente el alcance final del proyecto. Normalmente, los participantes intentarán resolver los problemas que les afectan en su región o en el área de negocios que ellos administran. Esto no deberá ser así, ya que el proyecto debe ser abordado desde un enfoque mundial, reflejando su forma multijurisdiccional y sectorial, para ser adaptado a una región específica si es necesario. 

En este momento se deberá clarificar si todas las regiones han implementado las mismas medidas estándar de la corporación, para hacer las adecuaciones que sean pertinentes.

Hands-on

Con el o la líder definidos y con el cronograma debidamente presentado, se debe iniciar el trabajo y las discusiones del proyecto. Las sugerencias de las áreas deberán quedar bien definidas y las posiciones de las partes del proyecto debidamente archivadas, así como discusiones y desacuerdos. 

Para finalizar, el proyecto debe ser presentado al área ejecutiva solicitante en busca de retroalimentación. Esto pulirá las consideraciones finales y concluirá una de las fases del proyecto. Es normal que una vez concluido el proyecto aparezcan ajustes a medida que avance el tiempo y la práctica.

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Resumen

De esta forma el paso a paso para gestionar proyectos legales globales se podría resumir de la siguiente forma:

• Definir el scope del trabajo y las reglas.

• Definir el líder del proyecto y responsabilidades.

• Definir la forma de trabajo en las reuniones y el cronograma (días y horarios que se adapten a los participantes).

• Asegurarse de que todos tengan claro el scope y el material del proyecto.

• Incluir a las otras áreas afectadas por las decisiones tomadas durante el proyecto.

• Presentación.

• Establecer plazos y forma para los ajustes.

El desarrollo de proyectos legales globales ayuda, además de desarrollar talentos, a crear sinergias importantes con las otras áreas del negocio, creando un resultado de alto nivel que será, simple, práctico y centrado en el cliente.

* Diego Ignacio Gómez M. es abogado de la Universidad de los Andes (Chile) y LL.M. por la FGV (Brasil). Trabajó en estudios de abogados en Chile y Brasil y en empresas multinacionales líderes en sus áreas para la región. Actualmente trabaja como in-house en FIS, la fintech más grande del mundo, con foco en México y Latinoamérica.